Moet je allergeneninformatie in de keuken altijd schriftelijk vastleggen of mag het mondeling?

Mondeling mag, maar niet zomaar. Dat is het korte antwoord op de vraag die in vrijwel elke keuken terugkomt zodra iemand aan de bar vraagt of er noten in de saus zitten. Hieronder staan de vragen die keukenmanagers hierover stellen, met per vraag wat de regels vragen, wat dat in de dienst betekent en wat er in je logboek thuishoort.

Waar deze vraag steeds opnieuw opduikt

Allergenen zijn in de keuken een zeldzame combinatie: het gaat om iets dat een gast ernstig kan schaden, en tegelijk om iets dat vaak wordt afgehandeld in een gesprek van tien seconden tijdens de drukte.

Die spanning verklaart de verwarring. Sommige keukens denken dat elke vraag van een gast schriftelijk moet worden beantwoord. Andere denken dat mondeling altijd voldoende is omdat het bij hen zo gaat. Beide zijn onjuist, en de regel die ertussen ligt is eenvoudiger dan hij lijkt.

Mag je allergeneninformatie mondeling geven?

Ja, dat mag. Allergeneninformatie is geregeld in EU-verordening 1169/2011. Ook voor onverpakte levensmiddelen, dus voor het bord dat je in je eigen zaak uitserveert, moet de informatie beschikbaar zijn. Mondelinge verstrekking is daarbij toegestaan, onder twee voorwaarden.

De eerste voorwaarde is dat de informatie schriftelijk is vastgelegd. De tweede is dat voor de gast duidelijk is waar hij die informatie kan krijgen.

Anders gezegd: het gesprek aan tafel mag het antwoord dragen, maar het gesprek mag niet de enige plek zijn waar het antwoord bestaat. Achter de mondelinge toelichting hoort een vastlegging die klopt, ook als degene die het gesprek voerde vrij is.

Wat betekent "schriftelijk vastgelegd" in de praktijk?

Waar mag die vastlegging staan?

De verordening schrijft geen formulier voor. Een map achter de bar, een overzicht in de keuken, een bestand op een tablet: het gaat om de inhoud en de vindbaarheid, niet om de vorm.

Wat wel moet kloppen, is de koppeling. Per gerecht op je kaart moet vaststaan welke van de veertien aangewezen allergenen erin voorkomen. Een algemene lijst met leveranciersgegevens is geen vastlegging zolang niemand daaruit kan afleiden wat er in het gerecht zit dat op tafel staat.

Hoe maak je duidelijk waar de gast die informatie krijgt?

Dat is een kleine vermelding op de kaart of op een bord bij de ingang, in de trant van dat de gast informatie over allergenen kan vragen aan de bediening. Zonder die vermelding moet een gast raden dat hij mag vragen, en dat is precies wat de voorwaarde wil voorkomen.

Zet die zin op elke drager waarop je gerechten aanbiedt: de kaart, de dagkaart op het bord, het menu op de tafels. Een keuken met drie kaarten en de vermelding op een daarvan, voldoet voor de andere twee niet.

Vragen over het werk in de keuken

Moeten wij kruisbesmetting vastleggen?

De allergenenregels gaan over informatie: wat zit er in het gerecht. De beheersing van kruisbesmetting hoort bij je voedselveiligheidssysteem, dat werkt volgens de HACCP-principes zoals EU-verordening 852/2004 vraagt. Kleine bedrijven mogen daarvoor een goedgekeurde hygienecode gebruiken, zoals de Hygienecode voor de Horeca.

Praktisch betekent dat: de werkwijze rond apart materiaal, aparte werkplekken en de volgorde van bereiden hoort in je handboek, en de uitvoering ervan hoort in je logboek. Wat de twee verordeningen elk van je vragen, staat naast elkaar in het overzicht van wat Verordening 852/2004 en de hygienecode werkelijk verplichten.

Wat doen we als een gerecht tussendoor wordt aangepast?

Dit is de meest onderschatte situatie. Een leverancier levert een ander merk, de kok vervangt een ingredient omdat er iets op is, of een gerecht wordt aangepast voor een gast.

Elke wijziging in de samenstelling kan de allergeneninformatie veranderen. De regel die in de dienst werkt is kort: wie het recept wijzigt, werkt de allergeneninformatie bij voordat het gerecht de pas verlaat. Wordt dat niet gedaan, dan klopt de vastlegging niet meer, en dan is de mondelinge toelichting die erop steunt ook niet meer betrouwbaar.

Wie in het team mag de vraag van een gast beantwoorden?

Iedereen die het antwoord kan opzoeken en dat ook doet. De regel gaat niet over functies maar over juistheid.

Wat je wel vastlegt, is wie is geinstrueerd. Een korte notitie dat een nieuwe medewerker is uitgelegd waar de allergeneninformatie staat en hoe hij een vraag afhandelt, is de goedkoopste bescherming die er is. Zonder die instructie hangt het antwoord aan wat iemand denkt te weten.

Vragen over bijhouden en actueel houden

Hoe vaak moet de allergenenlijst worden nagelopen?

Er staat geen frequentie in de verordening. Wat er wel staat, is dat de informatie juist moet zijn, en dat betekent dat je frequentie volgt uit hoe vaak je kaart en je inkoop veranderen.

Een zaak met een vaste kaart en vaste leveranciers loopt de lijst met gerust hart per kwartaal na, met daarnaast een controle bij elke wijziging. Een keuken met een dagkaart doet dat per dag, als onderdeel van het uitschrijven van die kaart.

Wat doen we bij wisselende dagmenu's?

Neem de allergenen op in dezelfde handeling waarin je het dagmenu opschrijft. Wie het gerecht bedenkt, weet op dat moment wat erin gaat; een uur later moet hij het reconstrueren.

Maak er daarom een vast onderdeel van het menu-overleg van in plaats van een aparte taak achteraf. Een kaart die de deur uitgaat zonder allergeneninformatie is een kaart die je op dat moment al niet meer kunt onderbouwen.

Hoe lang bewaren we oude versies?

De verordening noemt geen termijn voor het bewaren van oude kaartversies. Praktisch is het verstandig om ze te bewaren zolang een vraag over een maaltijd nog kan komen, want een versie van vorige maand is het enige waarmee je kunt laten zien wat er die dag op tafel stond.

Houd voor je overige registraties de termijn aan die je hygienecode of je kwaliteitshandboek noemt. Voor je financiele administratie geldt daarnaast een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar; dat is een aparte verplichting die los staat van je allergenenlijst.

Vragen over de controle

Waar let de NVWA op?

De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit houdt toezicht op de voedselveiligheidsregels. Bij allergenen gaat het gesprek vrijwel altijd over drie dingen: is de informatie er, klopt ze met wat er werkelijk in het gerecht zit, en weet het personeel waar ze staat.

Dat derde punt wordt vaak vergeten bij de voorbereiding. Een keuken met een keurige map die niemand aan de bar kan vinden, komt daar niet goed mee weg.

Wat als een gast zich later meldt met een klacht?

Dan is de vastlegging het enige dat je hebt. Je moet kunnen laten zien welke informatie op die dag bij dat gerecht hoorde, en welke versie van de kaart toen gold.

Werk je in een zorgkeuken, dan komt daar een termijn bij. Een zorgaanbieder valt onder de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg, in werking sinds 1 januari 2016, en een klacht moet binnen zes weken worden afgehandeld, met een verlenging van maximaal vier weken. Hoe registratie in zo'n keuken van dienst tot dienst verloopt, staat in de geschetste week hygieneregistratie in een zorgkeuken.

Waar allergenen en persoonsgegevens elkaar raken

In zorgkeukens en bij grote reserveringen komt het voor dat een gast een allergie of een dieet doorgeeft. Op dat moment ontstaat er iets anders dan productinformatie.

Gegevens over de gezondheid van een persoon zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Ze horen niet thuis in een logboek dat de hele keuken openslaat, en ze horen zeker niet op een briefje dat aan de pas hangt met een naam erbij.

Houd de twee sporen daarom gescheiden. Het hygienelogboek legt vast dat er volgens de vaste werkwijze is bereid, met apart materiaal en op een aparte plek. De informatie over de gast blijft waar ze hoort, bij de reservering of in het zorgdossier, en gaat niet verder dan wie hem nodig heeft.

Wat je in je hygienelogboek vastlegt en wat niet

Onderwerp	Hoort in het logboek	Hoort er niet in
Samenstelling van gerechten	De verwijzing dat de allergeneninformatie is nagelopen en bijgewerkt, met datum en naam.	De volledige receptuur, die hoort in je kaartbeheer.
Aangepaste bereiding	Dat er volgens de vaste werkwijze apart is bereid, met wie dat deed en wanneer.	De medische reden van de aanpassing.
Instructie van personeel	Wie is uitgelegd waar de informatie staat en hoe een vraag wordt afgehandeld.	Beoordelingen of persoonlijke aantekeningen over medewerkers.
Reiniging van materiaal	De schoonmaakronde met tijdstip en naam, ook voor het materiaal dat apart wordt gehouden.	Losse opmerkingen zonder tijdstip die achteraf niet te plaatsen zijn.

De drie fouten die het vaakst voorkomen

Uit de vragen die keukens stellen komen steeds dezelfde drie knelpunten naar voren.

1. De lijst loopt achter op de kaart. Het gerecht is aangepast, de vastlegging niet. Vanaf dat moment is elk mondeling antwoord een gok.
2. De vermelding voor de gast ontbreekt. De informatie is er wel, maar nergens staat dat de gast erom kan vragen, terwijl dat juist de voorwaarde is waaronder mondeling verstrekken mag.
3. Alleen de chef kent het antwoord. Dan is de dienst waarin de chef vrij is de dienst waarin het misgaat.

Alle drie zijn ze van dezelfde soort als de knelpunten die keukens opbreken bij hun temperatuurregistratie; ze staan op een rij in het overzicht van de fouten die een keuken opbreken bij een controle.

Conclusie

Mondeling mag, zolang de informatie schriftelijk vaststaat en de gast weet waar hij erom kan vragen. Dat is geen zware verplichting, maar het maakt wel dat je vastlegging altijd bij moet blijven bij je kaart, en dat je team moet weten waar ze staat. Zodra die twee kloppen, is het gesprek aan tafel een prettige service in plaats van een risico.

Met de controlerondes en eigen lijsten van Hygienelogboek leg je met tijdstip en naam vast dat de allergeneninformatie is nagelopen, dat er apart is bereid en dat het materiaal is gereinigd, zonder dat er gegevens over gasten in je logboek terechtkomen. Wil je zien hoe je dat naast je bestaande kaartbeheer inricht, leg je situatie dan voor via het contactformulier. Wie hierachter zit en hoe hij werkt, staat op de auteurspagina van Jimenez Julien.