Hygienelogboek Aftekenen per dienst

Voor horeca en zorgkeukens

Elke koeling afgetekend, elke dienst, zonder losse blaadjes

Hygienelogboek laat je keukenteam koeltemperaturen en hygienechecks op de telefoon aftekenen en bouwt daar een doorzoekbaar dossier van dat je bij een controle van de NVWA gewoon openslaat.

Vraag een demo aan Bekijk wat het vastlegt

HACCP Werkt met de normen uit jouw hygienecode, gegevens blijven in de Europese Unie.

01 Het probleem

De lijst hangt aan de koelcel, maar het bewijs ontbreekt

Bijna elke keuken registreert wel iets. Het knelt pas op het moment dat iemand vraagt om te laten zien wat er precies is gemeten, wanneer, door wie, en wat er is gedaan toen een waarde niet klopte.

  • De ronde wordt achteraf ingevuld

    Als het druk is, gaat het aftekenen naar het einde van de dienst. Dan worden waarden uit het hoofd genoteerd of overgeschreven, en staat er een handtekening bij een meting die niemand meer precies kan plaatsen.

  • Formulieren raken zoek of nat

    Een klembord dat naast de spoelbak ligt, houdt het zelden een maand vol. Bij een controle is een ontbrekende week net zo lastig uit te leggen als een week die nooit is ingevuld.

  • Een afwijking blijft een streepje

    Een te hoge waarde wordt genoteerd, maar wat er daarna is gebeurd staat nergens. Juist die opvolging is het hart van werken volgens de HACCP-principes uit EU-verordening 852/2004.

  • Alles hangt aan een enkele persoon

    Vaak weet een chef of kwaliteitsmedewerker precies hoe de map in elkaar zit. Valt die persoon weg, dan weet de rest van de ploeg niet waar de vorige maand is gebleven.

  • Meerdere locaties, meerdere waarheden

    Bij twee of drie keukens gebruikt iedereen net een andere lijst met net andere grenzen. Een totaaloverzicht bestaat dan alleen als iemand het handmatig maakt.

  • Het invullen voelt als last

    Wie registratie ervaart als papierwerk voor de inspecteur, doet het minimaal. Registratie werkt pas als de ronde net zo vanzelfsprekend voelt als de mise en place.

02 De werkwijze

Vier handelingen die samen het dossier vormen

Hygienelogboek verandert niets aan wat je meet. Het verandert het moment en de manier waarop je het vastlegt, zodat er onderweg vanzelf een dossier ontstaat.

  1. Je zet je controlepunten klaar

    Koelingen, vriezers, warmhoudpunten, schoonmaakzones en ontvangstmomenten krijgen elk een eigen kaart met een onder- en bovengrens die je overneemt uit je hygienecode of handboek.

  2. Het team tekent af op de telefoon

    De ronde staat klaar op het toestel dat toch al in de broekzak zit. Waarde intikken, bevestigen, door naar het volgende punt. Zonder bereik in de koelcel loopt de ronde gewoon door.

  3. Afwijkingen krijgen een vervolg

    Een waarde buiten de grens vraagt direct om de genomen maatregel en om een hermeting. Die twee regels blijven aan elkaar gekoppeld in het logboek staan.

  4. Het dossier staat er al

    Per dag, week of periode haal je een overzicht op met alle metingen, namen en tijdstippen. Dat exporteer je als bestand dat je kunt tonen, afdrukken of archiveren.

03 Wat het vastlegt

Functies die op de werkvloer standhouden

Alles is gebouwd voor natte handen, korte momenten en wisselende diensten. Geen instellingenscherm dat je eerst een middag moet leren.

TEMP

Temperatuurrondes met eigen grenzen

Per koeling, vriezer of warmhoudpunt stel je in wat de onder- en bovengrens is. De app rekent niet voor je uit wat mag, hij bewaakt de grens die jij hebt ingevoerd en markeert wat eroverheen gaat.

SIGN

Aftekenen op naam

Iedere medewerker heeft een eigen aanmelding. Bij elke registratie staat wie hem heeft gedaan en op welk tijdstip, zodat je bij een vraag achteraf niet hoeft te gissen.

ALRT

Openstaande punten in beeld

Een ronde die niet op tijd is afgetekend, blijft zichtbaar openstaan. De leidinggevende ziet aan het einde van de dienst wat er is blijven liggen en wie dat oppakt.

CORR

Afwijking met maatregel en hermeting

Bij een waarde buiten de grens vraagt de app om de genomen maatregel en plant hij een hermeting in. Zo staat niet alleen het probleem in het logboek, maar ook de oplossing.

CHCK

Eigen controlelijsten

Naast temperaturen leg je schoonmaakrondes, goederenontvangst, olie verversen of een openings- en sluitingsronde vast. Elke lijst krijgt zijn eigen frequentie.

EXPT

Export voor de inspecteur

Kies een periode en haal er een overzichtelijk bestand uit met alle metingen, afwijkingen en handtekeningen. Klaar om te tonen op de tablet of om af te drukken.

MULT

Meerdere keukens naast elkaar

Werk je met meer locaties, dan gebruik je dezelfde controlepunten en normen op elke plek, met per locatie een eigen team en een eigen overzicht.

OFFL

Werkt door zonder bereik

In een koelcel of kelder valt het netwerk vaak weg. De ronde wordt op het toestel bewaard en later verzonden, met het tijdstip van meten en niet dat van versturen.

04 Wat het oplevert

Rust in de dienst, geen zoekwerk achteraf

Een goed logboek merk je vooral op de momenten dat het niet om aandacht vraagt: tijdens de dienst, en op de dag dat er iemand voor de deur staat.

  • De ronde kost minuten, geen kwartier

    Aftekenen gebeurt op het punt zelf, niet aan het einde van de dienst aan de doorgeefkast. Dat scheelt overschrijven en scheelt discussie over wat er ook alweer stond.

  • Je dossier is altijd bij

    Geen map die eerst compleet gemaakt moet worden. Op elk moment haal je de afgelopen weken op met alle metingen, namen en tijdstippen erbij.

  • Inwerken gaat sneller

    Een nieuwe kracht ziet op het scherm welke punten er die dienst zijn en welke grenzen gelden. De werkwijze zit in de app, niet alleen in het hoofd van de chef.

  • Afwijkingen worden echt afgehandeld

    Omdat een afwijking pas dicht kan met een maatregel en een hermeting, blijft er geen los streepje achter waarvan niemand weet wat ermee is gebeurd.

  • Overzicht over meerdere keukens

    Bij een zorgorganisatie of een groep zaken zie je per locatie hoe de rondes lopen, zonder dat iemand daar een spreadsheet voor moet bijhouden.

  • Minder spanning rond een controle

    Als de registratie klopt, gaat een gesprek met een inspecteur over de keuken en niet over ontbrekende papieren. Dat scheelt de hele ploeg zenuwen.

05 Eerlijk gezegd

Waar je op kunt rekenen en waar niet

Wij tonen geen klantnamen en geen sterren. Wel vertellen wij precies wat Hygienelogboek doet, welke regels erachter zitten en wie erachter staat.

Dit doet Hygienelogboek

  • Registraties vastleggen met meetwaarde, tijdstip en naam.
  • Openstaande en te late controles zichtbaar maken.
  • Afwijkingen koppelen aan een maatregel en een hermeting.
  • Een export leveren die je bij een controle kunt tonen.
  • Dezelfde werkwijze aanhouden over meerdere keukens.

Dit doet het niet

  • Het schrijft geen temperatuurnormen voor. Die haal je uit je eigen hygienecode of kwaliteitshandboek.
  • Het meet niet zelf. Je gebruikt de thermometers en sensoren die je al hebt.
  • Het geeft geen juridisch advies en vervangt geen HACCP-plan.
  • Het garandeert geen uitkomst van een inspectie. Dat blijft het oordeel van de toezichthouder.

De regels erachter

  • Voedselveiligheid valt onder EU-verordening 852/2004. Bedrijven werken volgens de HACCP-principes; kleine bedrijven mogen een goedgekeurde hygienecode gebruiken, zoals de Hygienecode voor de Horeca.
  • Allergeneninformatie is geregeld in EU-verordening 1169/2011, met 14 aangewezen allergenen.
  • De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit houdt toezicht.
  • Namen van medewerkers zijn persoonsgegevens. De Algemene verordening gegevensbescherming is leidend, de gegevens blijven binnen de Europese Unie en wij sluiten een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG.

Voorbeeld

Zo ziet het eruit in de praktijk

De situatie hieronder is door ons geschetst om te laten zien hoe een dienst verloopt. Het is geen uitspraak van een klant en geen weergave van een bestaande keuken.

Om kwart voor zeven loopt de vroege dienst de ochtendronde. Twee koelingen en een vriezer vallen binnen de grenzen; de saladekoeling aan de bar staat te hoog. De medewerker legt de waarde vast, kiest de maatregel "product verplaatst naar koelcel 1" en de app plant een hermeting over een uur in. Bij die hermeting is de koeling terug binnen de grens, en beide regels blijven met hun eigen tijdstip in het logboek staan. Komt er drie maanden later een vraag over die dag, dan is de hele volgorde nog terug te lezen.

Achter Hygienelogboek staat een klein team. Lees wie het bouwt en waarom, of neem meteen contact op via het formulier onderaan deze pagina. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van een mens, geen automatisch bericht.

06 Tarieven

Drie pakketten, per maand, zonder verrassingen

Alle bedragen zijn per maand en exclusief btw. Het algemene btw-tarief is 21 procent. Je kiest het pakket dat bij het aantal keukens en controlepunten past.

Koelcel

19 euro

per maand, exclusief btw
  • Een keuken, tot tien controlepunten
  • Temperatuurrondes met eigen grenzen
  • Aftekenen op naam, drie medewerkers
  • Export per week of maand
Kies Koelcel
Meest gekozen opzet

Keuken

39 euro

per maand, exclusief btw
  • Een keuken, onbeperkt controlepunten
  • Eigen controlelijsten naast temperaturen
  • Afwijkingen met maatregel en hermeting
  • Onbeperkt medewerkers, aftekenen op naam
  • Export over elke gekozen periode
Kies Keuken

Keten

79 euro

per maand, exclusief btw
  • Meerdere keukens onder een beheer
  • Dezelfde punten en normen op elke locatie
  • Overzicht per locatie en over het geheel
  • Rollen voor locatiebeheer en kwaliteitszorg
  • Begeleiding bij het inrichten
Kies Keten

Werk je met meer dan een handvol locaties of met een eigen kwaliteitssysteem waaraan gekoppeld moet worden? Vraag dan een offerte op maat aan via het formulier hieronder.

07 Vragen

Veelgestelde vragen over Hygienelogboek

Accepteert de NVWA een digitaal logboek?

EU-verordening 852/2004 vraagt dat je volgens de HACCP-principes werkt en dat je kunt laten zien wat je hebt gedaan. De verordening schrijft geen papieren formulier voor. Kleine bedrijven mogen daarbij een goedgekeurde hygienecode gebruiken, zoals de Hygienecode voor de Horeca. Hygienelogboek legt elke aftekening vast met tijdstip, meetwaarde en naam, en maakt daar een export van die je bij een controle van de NVWA kunt openslaan of afdrukken.

Werkt het aftekenen ook als er in de koelcel geen bereik is?

Ja. De app bewaart een ronde die je zonder verbinding invult op het toestel zelf en verstuurt die zodra er weer netwerk is. Het tijdstip dat wordt vastgelegd is het moment van meten, niet het moment van versturen, zodat je logboek de werkelijke volgorde van de dienst blijft weergeven.

Kunnen wij onze eigen controlepunten en normen instellen?

Je stelt zelf in welke koelingen, vriezers, warmhoudpunten en schoonmaakzones je controleert, hoe vaak dat moet en welke onder- en bovengrens per punt geldt. Die grenzen neem je over uit de hygienecode of het kwaliteitshandboek waarmee je al werkt. Hygienelogboek schrijft geen normen voor, het bewaakt de normen die jij invoert.

Hoe voorkomen wij dat iemand achteraf iets aanpast?

Elke medewerker tekent af onder een eigen naam. Een verzonden registratie blijft staan zoals hij is ingevuld. Corrigeren kan alleen door een nieuwe registratie toe te voegen met een toelichting, waarna beide regels zichtbaar blijven met hun eigen tijdstip. Zo blijft het verschil tussen meten en corrigeren zichtbaar in het dossier.

Wat gebeurt er als een medewerker een ronde vergeet?

Een controlepunt dat op tijd had moeten worden afgetekend, kleurt in het overzicht rood en blijft openstaan tot iemand hem afhandelt. De leidinggevende ziet aan het einde van de dienst in een oogopslag welke punten open zijn gebleven. Een gemiste ronde wordt niet stilletjes weggewerkt, hij wordt zichtbaar en afgehandeld.

Hoe lang blijven de registraties bewaard?

Zolang je abonnement loopt blijven alle registraties online doorzoekbaar, en je kunt per periode een export downloaden die je in je eigen archief bewaart. Voor je financiele administratie geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar; voor hygieneregistraties houd je de termijn aan die je hygienecode of je kwaliteitshandboek noemt.

Blijven onze gegevens in de Europese Unie?

Ja. De gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie en de Algemene verordening gegevensbescherming is leidend. Namen van medewerkers in het logboek zijn persoonsgegevens; wij verwerken die uitsluitend om de registratie te kunnen doen en leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG.

Kunnen wij het naast ons bestaande kwaliteitssysteem gebruiken?

Dat kan. Veel keukens beginnen met alleen de temperatuurrondes en laten de rest voorlopig zoals het is. Je kunt daarna schoonmaakrondes, goederenontvangst en eigen controlelijsten toevoegen op het tempo dat je team aankan. De export blijft in alle gevallen een los bestand dat je aan je bestaande handboek kunt toevoegen.

08 Kennisbank

Laatst verschenen in de kennisbank

Praktische stukken over registreren, controleren en aantonen, geschreven voor wie de keuken draait en niet voor wie het handboek schrijft.

Alle artikelen in de kennisbank

09 Contact

Laat zien hoe jouw rondes lopen, dan zetten wij ze klaar

Vertel kort met hoeveel keukens je werkt, welke controlepunten je nu op papier bijhoudt en waar het knelt. Wij zetten een demo klaar die op jouw punten en jouw grenzen is ingericht, zodat je meteen ziet hoe een ochtendronde er bij jou uit zou zien.

Liever direct mailen dan een formulier invullen? Dat kan naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord.

  • 01 Je aanvraag komt bij een mens terecht, niet in een belrooster.
  • 02 Wij stellen eerst vragen over je keuken voordat wij iets voorstellen.
  • 03 Een aanvraag is vrijblijvend en verplicht je tot niets.
  • 04 Je gegevens gebruiken wij alleen om je vraag te beantwoorden, zie de privacyverklaring.

Na het versturen kom je op een bevestigingspagina. Antwoord volgt binnen twee werkdagen.