Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke is MLJ, uitgever van Hygienelogboek. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Vragen over privacy stuur je naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van een mens.

Welke gegevens wij verwerken

Via het contactformulier op deze site

Het formulier vraagt om je naam, je e-mailadres, eventueel de naam van je bedrijf of organisatie, het onderwerp van je aanvraag en de omschrijving van je situatie. Dat laatste veld is een vrij tekstveld. Wat je daarin schrijft, verwerken wij zoals je het opschrijft.

Zet in dat veld geen gegevens over de gezondheid van gasten, bewoners of patienten. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG en horen niet thuis in een vrijblijvende demoaanvraag. Wil je een situatie beschrijven waarin allergenen of dieetwensen een rol spelen, doe dat dan zonder naar herleidbare personen te verwijzen.

Als je ons rechtstreeks mailt

Dan verwerken wij je e-mailadres, je naam voor zover je die vermeldt, en de inhoud van je bericht en van onze antwoorden daarop.

Zodra je Hygienelogboek gebruikt

In het logboek zelf staan gegevens die niets met deze website te maken hebben, maar die wel persoonsgegevens zijn. Het gaat om de namen of gebruikersnamen van de medewerkers die een controle aftekenen, het tijdstip waarop zij dat doen, de meetwaarde die zij invoeren en de toelichting die zij bij een afwijking schrijven. Dat is de kern van het product: zonder naam en tijdstip is een aftekening geen bewijs.

Voor die gegevens is jouw organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG, die je bij het afsluiten van een abonnement ontvangt. Wij gebruiken de inhoud van jouw logboek niet voor eigen doeleinden, verkopen die niet en delen die niet met derden.

Waarvoor en op welke grondslag

• Je aanvraag beantwoorden, een demo inplannen en een offerte opstellen. De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van maatregelen op jouw verzoek voorafgaand daaraan.
• Contact onderhouden over een lopende samenwerking en ondersteuning bieden bij het gebruik van de dienst. Ook hier is de grondslag de uitvoering van de overeenkomst.
• Onze administratie voeren en facturen bewaren. De grondslag is het nakomen van een wettelijke verplichting.
• De site en het formulier beveiligen tegen misbruik en spam. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een werkende, niet misbruikte dienst.

Wij sturen geen commerciele nieuwsbrieven op basis van een aanvraag via dit formulier, en wij gebruiken je gegevens niet voor profilering of geautomatiseerde besluitvorming.

Hoe lang wij bewaren

Aanvragen die niet tot een samenwerking leiden

Wij bewaren die tot maximaal een jaar na het laatste contact, zodat wij een vervolgvraag in de juiste context kunnen plaatsen. Daarna verwijderen wij ze.

Correspondentie bij een lopende samenwerking

Zolang de samenwerking duurt en daarna nog zolang dat nodig is om vragen erover te kunnen beantwoorden.

Facturen en boekhouding

7 jaar, omdat de wettelijke bewaarplicht voor de administratie 7 jaar bedraagt.

Registraties in jouw logboek

Zolang jouw abonnement loopt blijven ze online doorzoekbaar. Bij beeindiging verwijderen wij ze op jouw verzoek, nadat je de export hebt gedownload die je in je eigen archief bewaart. Welke bewaartermijn voor jouw hygieneregistraties geldt, bepaalt jouw hygienecode of kwaliteitshandboek.

Wie de gegevens ontvangt

Deze site wordt gehost door Netlify, dat ook de afhandeling van het formulier verzorgt. Netlify treedt daarbij op als verwerker. Verder ontvangt onze e-mailprovider de berichten die je ons stuurt, omdat die nu eenmaal via e-mail binnenkomen.

Wij verkopen geen gegevens en geven ze niet door aan adverteerders. Gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie. Is er in een specifiek geval toch sprake van doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat alleen met een geldige waarborg, bijvoorbeeld standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Beveiliging en datalekken

Verkeer met deze site loopt versleuteld. Toegang tot aanvragen en tot logboekgegevens is beperkt tot wie die toegang voor zijn werk nodig heeft. Van onze verwerkingen houden wij een register bij zoals bedoeld in artikel 30 AVG.

Ontstaat er ondanks alles een datalek, dan registreren wij dat intern en melden wij het binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Als het lek waarschijnlijk een hoog risico voor jou meebrengt, informeren wij je ook zelf.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Stuur je verzoek naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij beantwoorden een verzoek binnen een maand. Is een verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; wij laten je dat dan binnen die eerste maand weten.

Gaat je verzoek over gegevens die in het logboek van je werkgever staan, dan richt je je in de eerste plaats tot die werkgever. Die organisatie is voor die gegevens verantwoordelijk; wij ondersteunen haar bij het afhandelen van jouw verzoek.

Klacht indienen

Ben je het niet eens met de manier waarop wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten, dan lossen wij het op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder.

Cookies

Deze site plaatst alleen strikt noodzakelijke cookies. Wat die doen en hoe je ze beheert, staat in het cookiebeleid.

Wijzigingen

Verandert de dienst of veranderen de regels, dan passen wij deze verklaring aan. De datum bovenaan deze pagina geeft aan welke versie geldt. Bij een ingrijpende wijziging informeren wij bestaande klanten actief.