Hoeveel kost een digitaal hygienelogboek per maand en wat levert het je op?

De prijs van een digitaal hygienelogboek is snel genoemd, maar dat is zelden de vraag die echt speelt. De vraag is wat je nu al kwijt bent aan registratie zonder dat het op een factuur staat, en wat daarvan verandert. Hieronder staan de bedragen, de kosten die verdwijnen, de kosten die blijven en een rekenmanier waarmee je zelf kunt uitrekenen of het voor jouw keuken uitkomt.

Wat registratie op papier je nu kost

Een papieren logboek heeft geen abonnement, en daardoor lijkt het gratis. De kosten zitten alleen ergens anders, verspreid over de week en over meerdere mensen.

Ze bestaan uit vier soorten uitgaven. Materiaal is de kleinste: papier, printerinkt, klemborden, mappen en de plank waar die mappen op staan. Daarna komt de tijd van het invullen zelf, die je bij elke vorm van registratie kwijt bent.

De derde en vierde soort zijn de dure. De derde is zoektijd: het terugvinden van een meting van drie weken geleden, het uitzoeken wie een lijst niet heeft afgetekend, het nakijken of een storing wel is opgevolgd. De vierde is herstelwerk: rondes overdoen, gaten uitleggen, en in het slechtste geval een gesprek voeren over een periode die niet meer te reconstrueren is.

Die laatste twee vallen nergens op een factuur. Ze vallen wel op in het rooster, want ze komen meestal terecht bij de leidinggevende die toch al de langste dag maakt. De verschillen tussen beide vormen staan uitgebreider naast elkaar in de vergelijking van de papieren temperatuurlijst en het digitale hygienelogboek.

Wat Hygienelogboek per maand kost

Er zijn drie pakketten. Alle bedragen zijn per maand en exclusief btw. Het algemene btw-tarief is 21 procent, en die btw is voor een btw-plichtig bedrijf voorbelasting die je in je aangifte terugvraagt.

Pakket	Prijs per maand	Waarvoor het bedoeld is
Koelcel	19 euro	Een keuken met tot tien controlepunten en drie medewerkers die aftekenen. De temperatuurrondes met eigen grenzen, plus een export per week of maand.
Keuken	39 euro	Een keuken met onbeperkt controlepunten en onbeperkt medewerkers. Eigen controlelijsten naast de temperaturen, afwijkingen met maatregel en hermeting, export over elke gekozen periode.
Keten	79 euro	Meerdere keukens onder een beheer, met dezelfde punten en normen op elke locatie, overzicht per locatie en over het geheel, en rollen voor locatiebeheer en kwaliteitszorg.

Er zit geen aparte kostenpost onder voor apparatuur. Je team tekent af op de telefoons die er al zijn, en je meet met de thermometers waarmee je nu ook meet. Dat scheelt de investering die veel keukens verwachten bij het woord digitaliseren.

Welke kosten er wegvallen

Materiaal en beheer van de mappen

Printen, papier, klemborden, tabbladen en archiefruimte verdwijnen grotendeels. Dat is een bescheiden bedrag per maand, maar het is er wel, en het gaat gepaard met een handeling die niemand mist: het opnieuw uitdraaien van een lijst die nat is geworden.

Zoektijd bij vragen achteraf

Dit is de grootste post. Een vraag over een specifieke koeling in een specifieke week is in een doorzoekbaar dossier een kwestie van een filter. In een map is het een kwartier bladeren, en soms de constatering dat het blad er niet in zit.

De controleronde aan het einde van de dienst

Wie op papier werkt, moet zelf nakijken welke vakjes leeg zijn gebleven. Dat is een aparte handeling. In een digitaal logboek staat een gemiste ronde open en zichtbaar tot iemand hem afhandelt, waardoor het nakijken samenvalt met het afsluiten van de dienst.

Het reconstrueren van een periode

Deze kost geen tijd per week maar per incident, en dan meteen veel. Een periode die je niet meer kunt aantonen, kost uitzoekwerk, overleg en vaak een aanpassing van je hele werkwijze. Dat is de kostenpost waarvan je hoopt dat je hem nooit meemaakt.

Welke kosten blijven

Eerlijk begroten betekent ook noemen wat er niet verandert. Deze posten blijven staan, ongeacht de vorm van je logboek.

• Het meten zelf. Iemand moet nog steeds naar de koelcel lopen en de meter aflezen.
• De thermometers en het nalopen daarvan.
• Het onderhoud aan koelingen en warmhoudapparatuur.
• De tijd om het systeem in te richten: punten benoemen, grenzen invoeren, het team uitleggen hoe het werkt.
• De aandacht van de leidinggevende. Een app die opvalt dat een punt openstaat, lost dat punt niet zelf op.

Vooral die vierde post wordt onderschat. Reken op een aantal uren verspreid over de eerste weken, vooral in de dienst waarin het team eraan went. Hoe je die uren over vijf stappen verdeelt, staat beschreven in het stappenplan voor de overstap naar een digitaal hygienelogboek.

Hoe je de rekensom zelf maakt

Er bestaat geen algemeen besparingspercentage dat voor jouw keuken opgaat, en elk getal dat je daarover leest zonder onderbouwing kun je negeren. Wat wel kan, is je eigen situatie doorrekenen. Dat gaat in vier stappen.

1. Tel een week lang bij hoeveel minuten er werkelijk in registratie gaan zitten: invullen, nakijken, terugzoeken en opnieuw uitdraaien. Laat de leidinggevende dat apart bijhouden van de koks.
2. Vermenigvuldig die minuten met het uurtarief dat je zelf betaalt, inclusief werkgeverslasten. Sinds 1 januari 2024 geldt een wettelijk minimumuurloon; jouw feitelijke tarief ligt daarboven en dat is het bedrag waarmee je rekent.
3. Tel daar het materiaal bij op: papier, inkt, klemborden en mappen over een maand.
4. Zet dat maandbedrag naast het pakket dat bij je keuken past.

Wat je bij die uitkomst optelt, is niet in geld uit te drukken: het verschil tussen een dossier dat je kunt openslaan en een map waarvan je hoopt dat hij compleet is. Dat weegt zwaarder naarmate je keuken groter is en er meer mensen aftekenen.

Welk pakket past bij welke keuken

De keuze gaat niet over ambitie maar over omvang en over het aantal mensen dat aftekent.

• Koelcel past bij een kleine zaak met een overzichtelijke set koelingen en een klein vast team. Je legt de temperatuurrondes vast en houdt de rest zoals het is.
• Keuken past zodra er meer punten zijn dan alleen koeling en vriezer, of zodra meer dan een handvol mensen aftekent. Dat is ook het pakket waarin schoonmaakrondes, goederenontvangst en eigen lijsten meelopen.
• Keten past bij meerdere locaties onder een beheer, waar je wilt dat overal dezelfde punten en normen gelden en waar iemand het geheel bewaakt.

Begin gerust klein. Veel keukens starten met alleen de temperatuurrondes en breiden pas uit als het aftekenen een gewoonte is geworden. Dat gaat sneller dan de meeste teams verwachten, zoals te zien is in de geschetste week hygieneregistratie in een zorgkeuken.

Boekhoudkundige kant en bewaartermijnen

Een abonnement is een gewone bedrijfskost die maandelijks in je administratie valt. De btw van 21 procent vraag je als btw-plichtig bedrijf terug via je aangifte. Er zit geen investering in apparatuur onder die je zou moeten afschrijven.

Denk ook aan wat je bewaart. Voor je administratie geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Voor de hygieneregistraties zelf houd je de termijn aan die je hygienecode of je kwaliteitshandboek noemt. Een export per periode die je in je eigen archief zet, kost niets en maakt je onafhankelijk van welk systeem je over vijf jaar gebruikt.

Conclusie

De echte vergelijking is niet negentien euro tegen nul euro, maar negentien euro tegen de verspreide uren die registratie nu al kost en die niemand factureert. Reken je eigen week door, zet die uitkomst naast het pakket dat bij je omvang past, en tel daar de rust bij op van een dossier dat altijd compleet is.

Bij de abonnementen van Hygienelogboek hoort geen apparatuur en geen lange verbintenis: je stelt je eigen controlepunten en grenzen in, je team tekent af op de telefoons die er al zijn en je haalt er elke periode een export uit. Wil je een prijs die past bij het aantal keukens en controlepunten dat jij hebt, vraag die dan aan via het contactformulier. Wie erachter zit en hoe hij werkt, staat op de auteurspagina van Jimenez Julien.